在2025年的美國發(fā)放薪資，與在國內的發(fā)放薪資情況并非完全一致。

盡管二者有一些相似之處，但由于兩地法律法規(guī)存在差異，在具體操作時若不加以留意，哪怕只是發(fā)放薪資這一環(huán)節(jié)，也容易引發(fā)合規(guī)方面的問題。

01 薪資處理的內涵

薪資處理指的是計算員工的總工資、明確預扣金額，并向員工、國稅局IRS以及州政府發(fā)放相應款項的過程。

不管公司是決定選用供應商來處理薪資，還是自行聘請員工負責此項工作，最為關鍵的一點，就是要精確計算所有的稅款。

美國的各類預扣稅款繁多且復雜，跨境賣家若想徹底搞清楚相關政策，需要耗費大量的精力。倘若資金條件允許，向專業(yè)機構尋求協(xié)助是一個不錯的選擇。據(jù)最新消息，2025年美國部分地區(qū)對薪資處理的相關法規(guī)進行了微調，企業(yè)需密切關注。

02 順利發(fā)放薪資的方法

在發(fā)放薪資之前，公司需要預先做好兩件事。

其一，確保每位員工都準確無誤地填寫了W-4表格。該表格記錄了員工的婚姻狀況、是否贍養(yǎng)老人以及子女的情況等信息，是公司精確預扣薪資稅的重要依據(jù)。

其二，建立一套完善的流程。這個流程涵蓋兩個方面，一方面是員工工時，另一方面是福利計劃。在員工工時方面，與國內的情況相似，公司可以通過軟件來記錄員工的上下班時間，以此來判定是否需要支付加班費。而在福利計劃方面，諸如退休計劃或健康保險等福利，需要雇主和員工各自承擔一部分費用。所以，在發(fā)放薪資前，必須將這部分的預扣額考慮在內，并將款項匯入相應的福利計劃中。

此外，公司還應當了解向州政府和聯(lián)邦政府匯款的時間，務必在截止日期前將預扣的稅款匯出。

在確認好上述兩件事情后，可以依照以下步驟來進行薪資的處理和發(fā)放。

第一步：審核工作時間

大多數(shù)員工在每個薪資周期內會獲得固定的報酬，因此通常無需特別細致地追蹤工作的小時數(shù)。然而，如果員工中有按小時制獲取報酬的情況，那么公司就需要提供工作時間表，并將其與員工提供的時間表進行對比、核查。另外，如果有員工在薪資周期內使用了帶薪休假，即便最后發(fā)放給員工的薪資總額不變，公司提供的薪資單上也必須對此予以注明。要是員工存在加班的情況，公司同樣需要精確記錄加班時間。

第二步：計算薪酬總額

對于小時制的員工而言，如果發(fā)薪周期是月，就需要計算總薪資。而對于其他類型的正式員工，則需要計算加班薪資。凡是超過40小時以上的工作時間，都會被視為加班，加班費通常按照小時工資的1.5倍支付。

第三步：計算和預扣所得稅

公司要依據(jù)每位員工的福利計劃和津貼，為他們預扣聯(lián)邦稅和州稅。如果不確定應預扣的聯(lián)邦稅數(shù)額，可以登錄IRS的官方網站，使用IRS預扣稅計算器來確定。要是不確定州稅的繳納金額，可以與公司所在州的稅務評估辦公室取得聯(lián)系，以明確正確的州稅金額。一般來說，州稅和聯(lián)邦稅通常都是按月支付。所以，公司在日常的財務運作中，需要注意預留出這部分費用，以免出現(xiàn)稅款逾期的情況。

第四步：確定其他扣除

其他項目需通過扣除計劃，從薪資總額中予以扣除。這些扣除項目包括但不限于社會保障稅、醫(yī)療保險、聯(lián)邦失業(yè)稅、401（k）繳款、健康福利等。截至2025年，社會保障的支付比例為雇主和雇員各支付6.2%；醫(yī)療保險費率的支付比例為雇主和雇員各支付1.45%。

第五步：支付員工薪資

薪資單中需要詳細列出所有的扣除額，其中應包含企業(yè)名稱、企業(yè)地址、員工姓名、員工地址、員工社會安全號碼SSN、員工總收入、預扣金額、扣除額以及凈工資。

第六步：制作薪資稅的年度報告

雇主需要在支付薪資后的次年1月31日前，向員工發(fā)放W-2表格。該表格內需列出雇主和員工的信息，并記錄員工當年的總收入、稅款以及扣除額。

第七步：保存薪資記錄

IRS建議，從納稅到期之日起，公司最好將薪資記錄至少保存四年。一旦遭遇稅務審計問題，IRS會要求公司出示相關證據(jù)。如果認為美國的稅務問題處理起來難度較大，建議各類出海賣家向專業(yè)機構尋求幫助。

（來源：Sheng老師跨境財稅）

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