外貿(mào)業(yè)務(wù)操作流程詳解

一、客戶詢盤處理

若客戶下訂單前需詢問產(chǎn)品相關(guān)事宜，需及時回應(yīng)老客戶和老產(chǎn)品的詢盤，包括最新價格、交貨期及訂單數(shù)量等。針對新客戶或新產(chǎn)品的詢盤，則需詳細了解產(chǎn)品品名、型號、數(shù)量及交貨港等信息，并與工廠聯(lián)系以獲取最佳報價。

二、報價及確認

在核實海運費等費用后，相關(guān)業(yè)務(wù)人員需及時回復(fù)客戶查詢，明確貨物品名、型號、數(shù)量、包裝方式、交貨期、付款方式及柜型等外貿(mào)術(shù)語和交貨港。并以PI（Performa Invoice）形式正式報價給客戶。

三、訂單獲取

客戶對報價進行確認后可能會要求折扣，根據(jù)利潤空間和客戶信譽度考慮是否給予折扣。與客戶商討付款方式，對于老客戶可按以往方式進行，新客戶則推薦即期信用證等方式。經(jīng)過多次洽談后，客戶將正式下達訂單（PO，Purchase Order）。

四、生產(chǎn)訂單下達

確認客戶訂單無誤后，制作工廠備貨訂單并下發(fā)給工廠安排生產(chǎn)計劃。務(wù)必核對訂單上的價格、品名、規(guī)格、付款方式、交貨港等條款是否與事先和客戶達成的協(xié)議一致。

五、業(yè)務(wù)審批

業(yè)務(wù)部收到客戶訂單后進行業(yè)務(wù)審核，制作“出口合同審核表”并附上相關(guān)文件。審核通過后，制成銷售訂單交由部門跟進。若訂單金額較大或涉及預(yù)付款、傭金等特殊條款，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。

六、生產(chǎn)通知

在確定交貨期后，根據(jù)合同條件下達生產(chǎn)通知。對于OEM訂單，必須在收到客戶L/C（信用證）后再與工廠簽訂采購合同并安排生產(chǎn)。通用產(chǎn)品則通常是在交貨期前一個月確認L/C已收。收到L/C后應(yīng)審查其條款是否正確，特別是交貨期能否保障。

七、驗貨流程

跟單員需跟進工廠備貨情況，并在交貨期前一周通知公司驗貨員到工廠驗貨。如客戶要求自行或指定驗貨人員，需提前一個月告知并預(yù)約驗貨時間。第三方驗貨公司驗貨時，也需在交貨期前三周聯(lián)系并預(yù)約驗貨時間。

八、基本文件制備

工廠提供裝箱資料后，制作出口外銷合同（用于報關(guān)）、出口商業(yè)發(fā)票、裝箱單等文件。這些文件由業(yè)務(wù)部跟單員制作完成后交給單證員。

九、商檢流程

如產(chǎn)品屬于國家法定商檢產(chǎn)品，在下訂單時需向工廠說明商檢要求并提供出口合同、發(fā)票等資料。告知工廠出口口岸以便其辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周前拿到商檢換證憑單/條。

十、租船訂倉事宜

如合同為FOB條款，需聯(lián)系貨代公司了解出口口岸、船期等信息并盡早發(fā)出書面定倉委托書。如由賣方支付運費，需向貨運公司或船公司咨詢運價、船期等并選擇合適公司定倉。拿到入倉紙后了解截關(guān)時間、入倉報關(guān)要求等。向運輸公司定倉時必須傳真書面定倉紙以避免差錯。

十一、拖柜安排與貨物裝運

關(guān)于原產(chǎn)地證書的一些重要事項

對于FORM A原產(chǎn)地證書，務(wù)必在發(fā)貨前向檢驗檢疫局申請。運輸日期需在L/C規(guī)定的交貨期和開船日之前，但要在發(fā)票日期之后。若未能提前辦理，需在發(fā)貨后提供相關(guān)文件如報關(guān)單和提單等補書。

對于經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常需在香港的中國商檢公司辦理加簽，以證明貨物在港未進行再加工。

一般原產(chǎn)地證則可在中國的貿(mào)易促進會辦理，要求相對較低，如在發(fā)貨后的一段時間內(nèi)需要補辦也是可行的。如原產(chǎn)地證書需辦理大使館加簽，和發(fā)票一樣需要提前20天辦理。

裝運通知方面，開船后需及時通知客人發(fā)貨細節(jié)，包括船名、航班次、開船日等。有時L/C會要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書等，需按客人要求的時間辦理。

裝箱單應(yīng)清晰表明貨物裝箱情況，包括每箱裝的商品、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重及外箱尺寸等。外箱體積的計算需與標明的總體積相符，并顯示嘜頭和箱號以便客人查找。裝箱單的重量和體積需與提單相符。

對于L/C收匯，應(yīng)在信用證規(guī)定的交單時間內(nèi)備齊全部單證，并嚴格審核，確保單單相符、單證一致。對于T/T收匯，取得提單后應(yīng)立即將提單掃描件發(fā)給客人并要求見到后馬上付款。若要求全款收匯后才能裝船，則需等收款后再安排訂艙和拖柜。

每筆出口業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時進行業(yè)務(wù)登記并備案存檔，包括電腦登記和書面登記備案。所有的文件、L/C和議付文件都必須留存一套以備查詢、統(tǒng)計等。

單證員平時應(yīng)注意收集海運價格變動、船期、航線等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供支持和參考。本文的電腦具體操作環(huán)境為：使用戴爾optiplex7070電腦，搭載windows7家庭普通版系統(tǒng)，采用360瀏覽器12版本進行文章查閱和編輯。（來源：出海記事本）