一篇完整的商務(wù)郵件通常包含以下幾個(gè)部分：稱呼、開篇、正文、結(jié)束語和禮貌問候。

一、稱呼（Salutation）

在發(fā)郵件時(shí)，開頭稱呼是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，雖然很多人不太注意，但細(xì)節(jié)往往決定著郵件的成敗。在西方國家，對(duì)于已婚女性和未婚女性的稱呼是有所區(qū)別的，因此在給女性客戶發(fā)郵件時(shí)，務(wù)必了解清楚。

使用“親愛的”作為郵件開頭沒有問題，但后面一定要跟上具體的名字或姓氏。因?yàn)榉g的原因，很多人誤以為“dear”是一個(gè)親密的稱呼，但在外國人眼中，“dear”是一個(gè)正式的稱呼，類似于我們寫信時(shí)的“尊敬的”、“敬愛的”等。

在正式場(chǎng)合寫郵件時(shí)，“dear”可以用來表示對(duì)他人的尊敬，后面可以加上名字或姓氏。如果給不知道名字的人或者寫一封普通郵件，可以選擇使用“問候”、“嗨”等開頭。但請(qǐng)注意，不要使用過時(shí)的說法如“Dear Sir”和“Dear Madam”，這種說法過于老套且可能給人一種不必要查找對(duì)方姓名的感覺，甚至?xí)@得有些冒犯?！癟o whom it may concern”也不推薦使用。

二、開篇（Starting）

大多數(shù)商務(wù)郵件的開篇可以通過提及與客戶之前的接觸來展現(xiàn)友好。首先可以提及與客戶的關(guān)系或過去的交往經(jīng)歷，比如感謝客戶在哪里見過面、共進(jìn)過餐、參觀過公司等。如果沒有這些經(jīng)歷，那么就感謝對(duì)方的來信。

常見的表達(dá)方式有：

1. 感謝您在X月X日的來信。

2. 很高興在本月的會(huì)議上認(rèn)識(shí)您。

3. 感謝您的耐心等待回復(fù)。

4. 感謝您聯(lián)系我們。

5. 上個(gè)月在上海見到您很高興等。

在簡(jiǎn)單寒暄之后，可以直接點(diǎn)明寫信的目的，并盡量做到言簡(jiǎn)意賅，以免客戶失去繼續(xù)閱讀的興趣。

三、點(diǎn)名主旨（State the main point）

這一部分是郵件的重點(diǎn)，需要向客戶表述主要訴求。比如寫郵件是為了請(qǐng)求幫助、提供報(bào)價(jià)、詢問問題或回應(yīng)客戶需求等。常見的表達(dá)方式有：

1. 我們寫這封郵件是為了通知/確認(rèn)/請(qǐng)求/詢問……

2. 我們最近聽說……因此想要知道……

3. 此次聯(lián)系您主要是為了……

在表述時(shí)，可以使用一些短語來使表達(dá)更加委婉和客氣，如“如果您能……將不勝感激”、“如果您能提供……將會(huì)很有幫助”等。

四、其他部分

除了以上幾個(gè)部分外，商務(wù)郵件還可能包括請(qǐng)求幫忙、提供幫助、通知好消息、通知壞消息、表達(dá)不滿等部分。每個(gè)部分的表達(dá)方式都有其特定的用語和習(xí)慣，需要根據(jù)具體情況來選擇合適的表達(dá)方式。

五、結(jié)束語（Closing）

最后一段通常是禮貌地寒暄一下，并表達(dá)對(duì)客戶的期待（期待對(duì)方的回復(fù)/給出意見反饋等）。常見的結(jié)束語有：

1. 感謝您的支持與配合。

2. 期待您的回復(fù)與指導(dǎo)。

3. 希望能得到您的寶貴意見與建議。

4. 感謝您的關(guān)注與支持。

5. 期待與您的進(jìn)一步合作與交流。

6. 如果貴公司需要我們提供任何幫助，我們將非常樂意協(xié)助您解決問題。我們將竭盡全力滿足您的需求。

7. 我們將不遺余力地為您提供服務(wù)，竭盡全力滿足您的期望和需求。我們始終致力于為您提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

8. 我們期待著您的回復(fù)，希望我們的服務(wù)能夠讓您滿意。我們將一直關(guān)注您的反饋，并努力改進(jìn)我們的服務(wù)。

10. 結(jié)束語——在郵件的我們通常會(huì)以誠摯的問候結(jié)束。常用的問候語有很多，比如：“誠摯的問候”、“衷心的祝?！?、“感謝您的合作”、“祝愿一切順利”等等。這些問候語表達(dá)了我們對(duì)客戶的尊重和感激之情。對(duì)于剛?cè)胄械耐赓Q(mào)人員，希望這些常用的表達(dá)方式能夠提供幫助。

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