了解收件人群特質(zhì)對(duì)于外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的寫(xiě)作至關(guān)重要。在撰寫(xiě)外貿(mào)開(kāi)發(fā)信時(shí)，我們需要明確我們的收件人并不是具體的個(gè)人，而是一類具有共同特質(zhì)的人群。這些特質(zhì)包括但不限于他們每天接收大量開(kāi)發(fā)信、追求效率、是專業(yè)的商人等。

我們需要認(rèn)識(shí)到，收件人每天面臨著大量的開(kāi)發(fā)信，這使得他們更傾向于忽略那些低質(zhì)量或無(wú)法在第一時(shí)間內(nèi)吸引他們眼球的郵件。我們需要確保我們的外貿(mào)開(kāi)發(fā)信具有足夠的質(zhì)量和吸引力，以便在競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中脫穎而出。

收件人是追求效率的積極分子。他們希望與能夠提供實(shí)際幫助的供應(yīng)商建立聯(lián)系，因此我們需要確保我們的開(kāi)發(fā)信內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，能夠快速傳達(dá)出我們的產(chǎn)品或服務(wù)能夠?yàn)樗麄儙?lái)的價(jià)值。

作為專業(yè)的商人，收件人更加注重利益。他們希望與能夠?yàn)樗麄儙?lái)實(shí)際利益的供應(yīng)商建立聯(lián)系。我們需要確保我們的開(kāi)發(fā)信內(nèi)容與他們的需求和利益密切相關(guān)，以便讓他們感受到與我們建立聯(lián)系的潛在價(jià)值。

針對(duì)以上特質(zhì)，我們可以從以下幾個(gè)方面來(lái)優(yōu)化外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的寫(xiě)作：

1. 我們可以嘗試將附件大小優(yōu)化，只保留最精華的內(nèi)容，并將附件上傳到第三方下載平臺(tái)，以提供便捷的下載體驗(yàn)。

2. 我們可以確保開(kāi)發(fā)信內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，快速傳達(dá)出產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)值。

3. 我們可以深入研究和分析潛在客戶，為之量身定制一封外貿(mào)開(kāi)發(fā)信，從主題行到開(kāi)場(chǎng)白，再?gòu)恼牡胶灻?，都充滿相關(guān)性。

了解收件人群的特質(zhì)并據(jù)此優(yōu)化外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的寫(xiě)作是非常重要的。只有這樣，我們才能確保我們的開(kāi)發(fā)信在競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中脫穎而出，進(jìn)而吸引更多的潛在客戶。外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的準(zhǔn)備與書(shū)寫(xiě)技巧

前期準(zhǔn)備與回復(fù)率的關(guān)系

在外貿(mào)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，前期的準(zhǔn)備和鋪墊工作都是為了能夠得到客戶的回復(fù)。而回復(fù)率的高低與行動(dòng)召喚（call to action）的設(shè)置有著直接的關(guān)系。一封有效的外貿(mào)開(kāi)發(fā)信，結(jié)尾部分必須提出一個(gè)簡(jiǎn)單明確的問(wèn)題，而不是陳述完畢后直接結(jié)束。問(wèn)題可以是關(guān)于免費(fèi)樣品投遞的收件地址選擇，或是關(guān)于信息與工作領(lǐng)域的關(guān)聯(lián)性等。

清晰且恰當(dāng)?shù)腃TA的重要性

一個(gè)清晰、直接的CTA能夠顯著提高回復(fù)率，而冗長(zhǎng)模糊的CTA則會(huì)讓潛在客戶感到困惑，不知道接下來(lái)該做什么。在寫(xiě)外貿(mào)開(kāi)發(fā)信時(shí)，明確、有力的行動(dòng)召喚是不可或缺的。如果沒(méi)有一個(gè)明確的CTA，那么寫(xiě)外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的意義就不大。

精簡(jiǎn)且有針對(duì)性的信件內(nèi)容

外貿(mào)開(kāi)發(fā)信應(yīng)當(dāng)精簡(jiǎn)再精簡(jiǎn)，避免出現(xiàn)毫無(wú)意義的問(wèn)題或描述。每一句話都應(yīng)當(dāng)有明確的目的，如果信中包含了一些客戶早已知曉的事實(shí)或無(wú)關(guān)緊要的問(wèn)題，那么就會(huì)大大減分。

提供“服務(wù)菜單”與專業(yè)形象

在寫(xiě)外貿(mào)開(kāi)發(fā)信時(shí)，應(yīng)直接告訴潛在客戶你是誰(shuí)，你的產(chǎn)品或優(yōu)勢(shì)如何能給他們帶來(lái)好處，以及他們接下來(lái)應(yīng)該采取的明確動(dòng)作（call to action）。不相關(guān)的內(nèi)容只會(huì)讓客戶質(zhì)疑你的專業(yè)度。

技術(shù)方面的注意事項(xiàng)

在發(fā)送外貿(mào)開(kāi)發(fā)信時(shí)，還需注意一些技術(shù)方面的問(wèn)題。

要避免使用可能觸發(fā)垃圾郵件過(guò)濾器的關(guān)鍵詞，因?yàn)檫@可能導(dǎo)致郵件被屏蔽或域名被列入黑名單。隨著反垃圾郵件技術(shù)的發(fā)展，過(guò)濾器的智能性越來(lái)越高，需要小心使用一些可能被視為敏感的詞匯。

在首次發(fā)送開(kāi)發(fā)信時(shí)，最好不要使用附件和圖片，以免被郵件系統(tǒng)誤判為垃圾郵件。但當(dāng)收到客戶的回復(fù)后，可以在后續(xù)的郵件中加入圖片或附件。

插入鏈接時(shí)也需謹(jǐn)慎，因?yàn)猷]件系統(tǒng)可能會(huì)有反病毒反垃圾程序進(jìn)行檢測(cè)。建議在得到客戶回復(fù)后再插入鏈接較為穩(wěn)妥。

不要使用BCC形式群發(fā)大量郵件，因?yàn)檫@并不是個(gè)性化的發(fā)送方式；而且發(fā)送服務(wù)器或接收服務(wù)器可能會(huì)因?yàn)榘l(fā)送數(shù)量過(guò)大而出現(xiàn)問(wèn)題。應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)泥]件發(fā)送工具和方法。

避免使用免費(fèi)公用郵箱進(jìn)行發(fā)送，因?yàn)檫@可能會(huì)給客戶留下不專業(yè)的印象。建議使用企業(yè)郵箱或付費(fèi)郵箱進(jìn)行發(fā)送。

一定要預(yù)覽并測(cè)試郵件再發(fā)送。不同設(shè)備上的郵件預(yù)覽效果可能會(huì)有所不同，所以建議在電腦端和手機(jī)端都進(jìn)行預(yù)覽測(cè)試。尤其是對(duì)于移動(dòng)端的優(yōu)化非常重要，因?yàn)楦嗟娜藭?huì)在手機(jī)等移動(dòng)設(shè)備上閱讀電子郵件。

語(yǔ)言及樣式方面的注意事項(xiàng)

避免銷售味過(guò)濃的語(yǔ)言：過(guò)于銷售的詞匯和語(yǔ)氣會(huì)讓客戶感到不安和不舒適。在郵件中避免使用俗氣或不真實(shí)的單詞和短語(yǔ)。應(yīng)盡量保持語(yǔ)言簡(jiǎn)約清晰，以營(yíng)造一種信任和專業(yè)的感覺(jué)。

保持統(tǒng)一的樣式和字體：在寫(xiě)英文郵件時(shí)，應(yīng)避免使用過(guò)于夸張或小眾的字體和顏色。建議使用默認(rèn)的字體和顏色來(lái)完成郵件內(nèi)容。如果需要強(qiáng)調(diào)某些信息，可以使用加粗等方式進(jìn)行突出，但避免過(guò)度使用。

避免濫用感嘆號(hào)和表情符號(hào)：過(guò)多的感嘆號(hào)和表情符號(hào)可能會(huì)讓客戶感到反感或觸發(fā)垃圾郵件過(guò)濾器。應(yīng)保持語(yǔ)言的專業(yè)性和恰當(dāng)性。

注意寫(xiě)作錯(cuò)誤：包括拼寫(xiě)、語(yǔ)法、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等錯(cuò)誤都需要避免。雖然小錯(cuò)誤可能不會(huì)被過(guò)于苛責(zé)，但一個(gè)充滿錯(cuò)誤的郵件會(huì)嚴(yán)重影響你在客戶心中的專業(yè)形象。建議使用專業(yè)工具進(jìn)行錯(cuò)誤檢查或請(qǐng)母語(yǔ)者進(jìn)行校對(duì)。

避免使用縮寫(xiě)詞和過(guò)量專業(yè)術(shù)語(yǔ)：雖然行業(yè)內(nèi)有自己的術(shù)語(yǔ)和縮略詞，但使用客戶不熟悉的詞語(yǔ)會(huì)讓他們感到困惑。應(yīng)使用同義詞或更易理解的單詞短語(yǔ)來(lái)代替術(shù)語(yǔ)。

避免出現(xiàn)中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)：在英文郵件中出現(xiàn)中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)會(huì)顯得不夠?qū)I(yè)和不友好。應(yīng)確保郵件中只出現(xiàn)英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

寫(xiě)好一封外貿(mào)開(kāi)發(fā)信需要注意多方面的細(xì)節(jié)和技巧。從前期準(zhǔn)備到技術(shù)細(xì)節(jié)再到語(yǔ)言和樣式，每一步都需要認(rèn)真對(duì)待和執(zhí)行。只有做到專業(yè)、明確、直接，才能提高回復(fù)率，為后續(xù)的商務(wù)合作打下良好的基礎(chǔ)。更為嚴(yán)格的是，許多歐美公司為了應(yīng)對(duì)垃圾郵件問(wèn)題，他們的郵件服務(wù)器已經(jīng)開(kāi)始拒絕含有非拉丁字母的郵件。這意味著，如果你的外貿(mào)開(kāi)發(fā)信中不小心輸入了中文的全角逗號(hào)，那么你的郵件可能會(huì)被對(duì)方的郵件服務(wù)器拒收。雖然聽(tīng)起來(lái)令人難以置信，但假設(shè)你們公司每天每個(gè)員工都收到大量的垃圾郵件，那么你們公司肯定會(huì)將郵件服務(wù)器的過(guò)濾等級(jí)調(diào)到最嚴(yán)格，即使這意味著一些無(wú)辜郵件會(huì)被自動(dòng)屏蔽。

d、其他方面的問(wèn)題

1. 只發(fā)一封外貿(mào)開(kāi)發(fā)信

當(dāng)我們查看銷售向潛在客戶發(fā)送的電子郵件時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)第一次嘗試通常是最有效的（也就是第一封外貿(mào)開(kāi)發(fā)信）?；旧?2.5%的銷售人員會(huì)得到潛在客戶的回復(fù)。

發(fā)送后續(xù)郵件仍然是有效的。如果第一次嘗試沒(méi)有得到回應(yīng)，第二封電子郵件會(huì)獲得大概8.6%的回復(fù)；如果第二封郵件依然沒(méi)有得到回應(yīng)，那么第三封郵件的回復(fù)率將會(huì)降低為3.1%。也就是說(shuō)經(jīng)過(guò)三次嘗試后，你大概有25%的幾率會(huì)收到潛在客戶的回復(fù)。

2. 沒(méi)有郵件簽名

這是眾所周知的“個(gè)人化電子郵件”的一個(gè)好辦法。數(shù)據(jù)表明，個(gè)人化確實(shí)是有效的。我們發(fā)現(xiàn)通過(guò)添加一個(gè)顯眼的簽名，特別是帶有你頭像的簽名，確實(shí)能夠提高外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的回復(fù)率。

3. 延遲回復(fù)潛在客戶

增加獲得回復(fù)率的另外一個(gè)最佳方法就會(huì)是盡快聯(lián)系潛在客戶。我們發(fā)現(xiàn)如果你在展會(huì)或者其他場(chǎng)合新認(rèn)識(shí)了一些潛在客戶，或者從某些渠道得到客戶的聯(lián)系方式后，那么在一周內(nèi)發(fā)送外貿(mào)開(kāi)發(fā)信的回復(fù)率是最高的。（來(lái)源：紅板磚外貿(mào)開(kāi)發(fā)信）

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